La tecnología y la administración electrónica

Algo que está claro es que no puede haber administración electrónica sin tecnología que la soporte. Algo que aún debería estar más claro es que sólo con tecnología no se soluciona el problema de la administración electrónica, es decir, pensar que la administración electrónica termina con la adquisición o desarrollo de soluciones tecnológicas es la forma más clara y cómoda de abocar cualquier proyecto de implantación de la administración electrónica al fracaso más estrepitoso.Obviamente si la administración electrónica es llevar al plano electrónico la relación jurídico

administrativa de una forma legal, se van a necesitar soluciones tecnológicas que la soporten de una forma legal.

La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos nos habla de los elementos que van habilitar una relación jurídica electrónica legal, elementos que deberán estar en las soluciones técnológicas que sirvan de base a la administración electrónica, como: la firma electrónica y el sellado de tiempo; un sistema de comunicaciones y notificaciones electrónicos seguro; el registro electrónico y la sede electrónica…

Es más a la hora de ver qué solución tecnológica va a ser la que dé soporte a la administración electrónica, ya sea propia o ajena, debería de contemplarse el análisis y control de su legalidad. Por ejemplo, si se trata de la contratación pública electrónica la solución tecnológica que dé soporte a la misma deberá de ofrecer el sello electrónico (“un dispositivo que permita acreditar fehacientemente el momento de inicio de la difusión pública de la información que se incluya en el mismo”, como así lo exige el artículo 53.3º del Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto

refundido de la Ley de Contratos del Sector Público) y la firma electrónica “reconocida” (como así lo exige la Disposición Adicional 16ª letra f) de la misma norma).

Como he dicho la tecnología es uno de los recursos necesarios para la pensar en implantar la

administración electrónica, si bien no pasa de ser un simple recurso, necesario sí, pero no suficiente para pensar en una tramitación electrónica real.

Esa tecnología, como cualquier otro recurso, necesita de personas que la usen y si no se consigue que las personas de la organización, las que tienen que utilizar la tecnología, la usen aquel recurso no pasará de ser un mero intangible y un gasto.

Conseguir la tecnología necesaria para dar soporte a la administración electrónica es relativamente sencillo, barato y accesible; pero antes de pensar en cómo conseguir esa tecnología hay que plantearse cómo se va a conseguir que la tecnología que dé soporte a la futura administración electrónica, se use por las personas de la organización.

Cualquier decisión que adopte en una organización pública para conseguir soluciones tecnológicas debería contemplarse desde este punto de vista y ser consecuencia del misma. No al revés.

Qué tecnología usar (que sea legal) y cómo conseguirla, deben ser decisiones que se tomen en el marco de un planteamiento estratégico que deberá ser gobernado, por los líderes políticos de la organizado, y debidamente gestionado, por los líderes técnicos de la misma.

Y ¿cómo se gestiona con éxito la implantación de la tecnología necesaria que dé soporte a la

administración electrónica?

Recientemente tuve la oportunidad de atender a un webinar (el 4º) sobre la “transformación al formato electrónico de la contratación pública” (TRANSFORME) presentado por Manuel Caño Gómez y en el que habló de este asunto. Hay una norma ISO, la 38500, del año 2008 que tiene por objetivo “proporcionar un marco de principios para que la dirección de las organizaciones los utilicen al evaluar, dirigir y monitorear el uso de las tecnologías de la información.”

Básicamente lo que la norma ISO/IEC 38500:2008 incluye esta norma son respuestas a cuestiones de bastante sentido común:

1. Quién va a responsabilizarse del proyecto. Se necesitará algún responsable político que

gobierne los cambios que hay que hacer y algún responsable técnico que lo gestiones todo.

2. Cómo se va a hacer.

3. Qué se necesita. Entre otros recurso, uno será la tecnología . Cómo se va conseguir.

4. Qué requisitos técnicos y legales se deben cumplir (firma electrónica, sello de tiempo,

procedimietnos administrativos concretos…)

5. Qué se va a conseguir.

6. Cómo se va a gestionar el factor humano, quizá lo más complicado.

Estas son cuestiones que se deberían de plantear en cualquier organización (salvo en aquellos pequeños ayuntamientos que carecen de estructura organizativa) mucho antes de tomar la decisión de comprar una determinada solución tecnológica o desarrollar una propia; si no se hace, el simple recurso de la tecnología sólo provocará “humo electrónico” no administración electrónica.

Cuenta Víctor Almohacid Lamelas en su libro “Hoja de ruta hacia la administración local electrónica”editado por La Ley – El consultor que “el humo electrónico es una especie de “quiero y no puedo” que contenta provisionalmente a algún político pero en ningún caso al ciudadano”; un motivo que provoca un humo muy negro y muy visible es el gran gasto/inversión en soluciones tecnológicas que den soporte a la administración electrónica y que luego nunca se llegan a usan.

Guillermo Yañez Sánchez