Según se lee en el texto publicado en el Boletín Oficial de las Cortes Generales de 30 de Octubre de 2013:
● El 1 de Enero de 2014 será obligatorio disponer de un registro contable de facturas electrónicas
● El 15 de enero de 2015 será obligatoria la factura electrónica a todas las Administraciones Públicas cuyo importe sea superior a 5.000 euros.
Si en anteriores entradas dábamos por muerta a la administración electrónica, parece que no era del todo cierto y que ésta está resucitando desde el ámbito tributario a través de la facturación electrónica, (parece ser que el siguiente y definitivo “arreón normativo” lo va a dar la futura Directiva de contratación pública cuya aprobación está prevista para el 9 de Diciembre de este año).
Volviendo al asunto de la facturación electrónica, la primera obligación electrónica que hay que atender el próximo 1 de Enero de 2014 es el registro contable de facturas.
La finalidad del Registro contable es facilitar el seguimiento de la factura, según dice la Exposición de Motivos: “mejorará el seguimiento de las mismas, y el fortalecimiento de los órganos de control interno al otorgarles la facultad de poder acceder a la documentación contable en cualquier momento.”
Su gestión corresponderá al órgano o unidad administrativa que tenga atribuida la función de contabilidad y deberá estar interrelacionado o integrado con el sistema de información contable.
Según el artículo 9 del Proyecto de Ley, una vez recibida en el registro administrativo la factura se remitirá inmediatamente a la oficina contable competente para su anotación en el registro contable. Es bueno recordar que la Disposición adicional 33ª del Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, regula la obligación de los empresarios de“presentar las facturas en un registro administrativo” y la obligación del ente del Sector Público de “especificar en los pliegos de cláusulas administrativas: la identificación del órgano administrativo con competencias en materia de contabilidad pública, así como la identificación del órgano de contratación y del destinatario, que deberán constar en la factura correspondiente.”
En el caso de que la factura sea en formato electrónico habrá llegado a la Administración por el punto general de entrada de facturas electrónicas.
Recibida la factura, en papel o en formato electrónico, hay que ponerla a disposición “inmediatamente” del registro contable. Esa puesta a disposición puede ser mediata-manual o inmediata, es decir, de forma automatizada. Lo más deseable, por cómodo, rápido, y seguro, es la automatización del flujo de facturas desde el registro de entrada o desde el punto de entrada electrónico hasta el registro contable, ya que éste automáticamente y de forma verdaderamente inmediata tendrá conocimiento de la entrada de la factura.
En el caso de que no se pueda automatizar el flujo de tramitación de las facturas, el registro de entrada deberá imprimir en papel la factura electrónica, meterla en una carpeta y que el conserje o ujier la lleve físicamente al registro contable. Esta puesta a disposición ya no será inmediata.
En muchos sitios no va ser viable, a corto plazo, la automatización del proceso, siendo necesario, en consecuencia, digitalizar facturas presentadas en papel en el registro de entrada y/o imprimir en papel las facturas electrónicas presentadas en el punto de entrada electrónico. En el ámbito de la facturación electrónica, el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003 regula la digitalización certificada de facturas recibidas y documentos sustitutivos recibidos y de otros documentos o justificantes; por su parte, el artículo 8 de la Orden EHA/962/2007 regula la impresión de facturas y documentos sustitutivos remitidos en formato electrónico. El personal del registro de entrada y del registro contable deberá de estar familiarizado con estos mecanismos y disponer de los recursos necesarios para poder realizar, de forma legal, las conversiones necesarias de las facturas.
Cuando el registro contable de facturas tiene conocimiento (automático o en papel) de que una factura ha entrado en la organización le asigna el correspondiente código de identificación. Luego, la remitirá o pondrá a disposición al órgano que deba dar la conformidad con la entrega del bien o la prestación del servicio realizada por quien expidió la factura, es decir, el servicio que dentro de la organización tenía una necesidad de un bien o un servicios y que promovió un expediente de contratación (según dice el artículo 73.2º del Real Decreto 1098/2001, de 12 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento general de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas), conformidad que debe dar en el plazo máximo de un mes, según establece el artículo 222.1º del Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre.
En el caso de que haya retrasos, el órgano competente en materia de contabilidad “efectuará requerimientos periódicos de actuación respecto a las facturas pendientes de reconocimiento de obligación, que serán dirigidos a los órganos competentes.”
Por último, se procederá al resto de actuaciones relativas al expediente de reconocimiento de la obligación, incluida, la preceptiva intervención previa. La propuesta u orden de pago identificará la factura o facturas que son objeto de la propuesta, mediante los correspondientes códigos de identificación asignados en el registro contable de facturas.
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